DingTalkのAIで、コミュニケーションの抜け漏れをなくす

New Wind株式会社は、日本に本社を置く国際貿易および越境EC事業を展開する企業です。設立以来、日本国内で着実にパートナーシップを築き上げ、複数の日本ブランドと代理店契約を締結し、その商品を中国をはじめとする海外市場へ輸出しています。また同時に、中国ブランドの海外進出を支援し、日本市場を中心とした販路開拓にも力を入れています。

従業員数は最大で80名を超え、中国·日本·ベトナムなど多国籍のメンバーで構成されています。事業の特性上、社内の大半は営業職が占めており、日々取引先や仕入先などとの調整·交渉を担当しています。一方で、経理や人事などのバックオフィス部門は少人数体制となっており、このような組織構成から、New Windでは効率的なコミュニケーションツールやデジタル化システムへの依存度が非常に高いのが特徴です。

課題😫

部門や国をまたぐコミュニケーションが複数のツールに分散し、情報共有や意思決定に時間がかかっていました。海外拠点との会議では翻訳対応が必要で進行が滞り、さらに経費精算やプロジェクト管理も煩雑で抜け漏れが発生していました。

解決策✨

DingTalkのメッセージ機能やビデオ会議にAI字幕・自動翻訳を組み合わせ、リアルタイムに意思疎通できる環境を整備。AIスプレッドシートで経費精算とプロジェクト管理を一元化し、AIアシスタントが翻訳・文書校正・会議メモ作成までをサポートしました。

効果👍

会議進行がスムーズになり、経費処理時間を約90％短縮。プロジェクト進捗の抜け漏れも解消し、ファイル共有も一層スピーディーに。チーム全体の生産性が大きく向上しました。

越境コミュニケーションの壁を乗り越えて、New WindがDingTalkを導入したきっかけは、勤怠打刻システムだった。

使い始めてみると、その操作性と安定性が社内で高く評価され、今ではチャットやオンライン会議など、日常のコミュニケーションツールとして定着しています。「会議があるときは、自然とDingTalkを開くようになりました」と営業部マネージャーの唐応智氏はそう言いました。

New Windには、さまざまな国籍の社員が在籍しています。そのため、社内の言語が入り混じるのはもちろん、海外の取引先やパートナー企業とのやり取りでも、言葉の壁が大きな課題になっていました。

AI字幕機能を導入して以来、中国語の会話をリアルタイムで翻訳し、日本語字幕を自動的に表示することで、直接に会議内容を理解することができます。

同時に、AI翻訳の精度が高く、ほとんど修正が必要ないため、国際会議の円滑さと参加体験が大幅に向上しました。従来の逐次翻訳に比べ、会議時間を短縮するだけでなく、海外パートナーの参加体験も大幅に向上しました。

会議のシーンだけでなく、DingTalkのAIアシスタントは社員の日常業務でも「頼れる相棒」となっています。AIアシスタントに先にビジネスメールをチェックした上で、理解の誤りを防げます。さらに、返信用メールを書き上げた後、AIに文章を整えてもらうことで、日本のビジネス習慣に合った表現が可能になります。以前は異なるプラットフォーム間で翻訳ツールを切り替えていましたが、今ではDingTalk内蔵のAIアシスタントを使用することで、これらのニーズを同じページで解決することができます。

AIの活用術：経費精算の時間を9割削減、プロジェクト管理にの抜け漏れをゼロへ

DingTalkに搭載されたAI機能が、New Windの社員による主体的な活用により、様々な業務シーンで期待以上の効率化を実現しています。

その中で、最も代表的な事例は、 AI Tableを基盤に構築された経費精算システムです。営業担当者は取引先を頻繁に訪問するため、交通費や飲食費といった経費が頻繁に発生し、その精算プロセスは長年の「悩みの種」でした。特に日本では、インボイス制度の開始に伴い、領収書の金額だけでなく、会社の登録番号も手で入力する必要があり、プロセスはより煩雑で、ミスも起こりやすくなっていました。社員は従来、毎月二、三時間かけて領収書を整理しなければなりませんが、AI Tableによる開発された経費精算システムを導入した以来、スマホで写真を撮るだけで、領収書情報が自動で認識され、スプレッドシートに自動反映されます。一ヶ月分の整理が10分で完了できるようになり、精度も極めて高くなります。このシステムのおかげて、営業担当者は煩雑な入力作業から解放され、作業時間を90％まで削減できました。しかも、システム自体の構築にかかった時間は、わずか1日にすぎません。

また、AI議事録は今、New Windの社員にとって欠かせないツールとなっています。会議の議事録作成や顧客訪問時の記録に幅広く活用されており、以前のように手作業で会議の内容をまとめて議事録やタスクを作成する必要がなくなりました。AIが自動で文字起こしを行い、要約まで生成してくれるため、大幅な時間短縮につながり、重要事項の聞き漏らしも防げるようになっています。

さらに、多くの社員が自発的にAI Tableを活用し、小規模なプロジェクト管理ツールを構築しました。越境取引では多くの関係者とのコミュニケーションが必要で、プロジェクトのタスクが複雑に絡み合い、要点や詳細を見落としがちです。だが、AI Tableを使えば、3〜4名で進めるような小規模プロジェクトでも、フローの作成、進捗状況の共有、さらにメンション機能で同僚に通知を送るといった作業が非常に簡単に行えるようになります。ある社員は、「これは、日本国内のソフトウェアにはない画期的な機能です！」と評価しました。

プロセスを「チイサな一気貫通」で。その体験が日本企業に響く

New Windにとって、DingTalkの小さな機能が特に印象的です。

例えば、日本の取引先はインスタントメッセンジャーよりもメールでやり取りを行う場合が多いが、そこには「添付ファイル10MBの壁」という根深い課題がありました。製品カテログやデモ資料が容量制限に引っかかることは日常茶飯事です。だが、その点、DingTalkなら簡単に乗り越えられます。数百MBのファイルも一瞬で送れるため、取引先にも徐々に受け入れられるようになりました。今では社内のファイル保管·共有ニーズが高まり、同社ではDingTalkのクラウドストレージ有料プランーー「Dingドライブ」の導入を検討しています。

また、シンプルな勤怠打刻機能でも、給与·人事評価システムと連携できたり、入退室管理と来訪者管理をつなげられたりと、小さな課題を直接解決できれば、大きな価値につながるブレークスルーになり得ます。

DingTalkを通じて、New Windはコミュニケーション、経費精算、プロジェクト管理などのシーンで小さくても洗練された活用法を数多く見出してきました。今後DingTalkに、AI機能のさらなる進化、「チイサな一気貫通」のユースケースの拡大、日本国内システムとのより高度な連携を期待しています。