トップウェル株式会社：DingTalk AIテーブルで越境物流の全工程を可視化

トップウェル株式会社代表取締役の中澤 有啓氏は、IT業界出身で、デジタル化の核となる「省人化と効率化の実現」を捉え、単なる人員増強ではなく基盤としたシステム投資をより重視しています。

しかし、越境物流は工程が多く情報も複雑で、通関·倉庫·財務などのシステムが縦割りのままで、プロセスやデータが連携せず、効率化が進まずミスも避けにくい一方、国内ソフトは高コストで、通関システムの導入だけでも200万円以上かかります。さらにサーバや外部開発、研修が必要で、システム運用までに数ヶ月の調整期間も要します。

それでも同社はデジタル化の推進に全力を入れることにします。専任体制を敷き、通関システム、倉庫管理システム（WMS）、会計ソフトに加え、DingTalkのTeambitionとAIテーブルを導入することで、統合データベースを基盤にした完備なデジタルシステムを段階的に構築していきます。

トップウェル株式会社は、2018年にDingTalkを導入し、社内の業務プラットフォームを統一しました。導入のきっかけは勤怠管理と社内コミュニケーションを効率化しますが、導入したDingTalkがいつの間にか各業務に浸透し、業務を支える切れられない存在となりました。

導入前はWeChatやTencent QQといった個人向けツールに依存するため、プライベートと仕事が混在し、ファイル保管も統一されていませんでした。導入後は、リアルタイムメッセージ、Web会議、勤怠をDingTalkで一元化し、業務情報と私生活を明確に分離することができます。

さらに、多国籍チームにはDingTalkの翻訳機能が効き、コミュニケーションの壁がなくなりました。そして、同社は、「もっと便利なドキュメント管理·フォーム共有環境を築くため、パートナーにもDingTalkの利用を促して行きます」と言いました。協働オフィスプラットフォームにより、コミュニケーションチャネルが明確化し、データが蓄積·追跡可能になり、国際協働の効率が着実に向上しました。

トップウェル株式会社では、Teambition導入前、通関·輸送·倉庫·財務など各部門の情報共有やタスク進行を正確かつ迅速に行う方法が大きな課題でした。

各部門がそれぞれメールや電話、Excelなどで情報を管理していたため、タスク共有に漏れや遅延が多く発生しました。たとえば、通関部門が作業を完了しても、倉庫側が即時通知されなければ入庫作業に影響が出てしまい、財務の精算処理も遅れる可能性も高いです。責任の所在も不明確で、問題が発生した際には原因の追跡が困難でした。

Teambition導入後は、顧客の注文から最終納品までの全プロセスを、一貫したタスクチェーンとして可視化できるようになりました。通関担当がタスクを立ち上げると、船便情報の更新に応じてトラックチームがリアルタイム対応し、通関完了後は自動的に倉庫タスクへ反映できます。さらに会計処理へと流れる仕組みも構築されました。各部門には明確な責任者が設定され、進捗状況や変更履歴はすべてシステム内に記録·蓄積されます。

また、標準化された業務プロセスについては、タスクテンプレートを利用することで簡単に複製·起動が可能となり、作業立ち上げの時間を大幅に短縮できます。これにより、部門間のコミュニケーションがより円滑になり、管理層もリアルタイムで全体進捗を把握できるようになりました。以前のように人手による連絡に頼る必要がなくなり、現在ではタスクの流れがよりスムーズかつ透明になり、業務の可視性とコントロール性が大幅に向上しました。

トップウェル株式会社は日本各地に複数の倉庫を設けており、以前は倉庫管理とスケジューリングを主にExcelに頼っていましたが、複数人で同時編集を行う際にデータの消失やバージョンの衝突が発生しやすく、責任の所在も曖昧になりがちです。倉庫スタッフは、送り状番号や入荷状況などのタスク確認のために頻繁に電話連絡を行う必要があり、手作業でのデータ入力は時間がかかり、間違いも生じやすい状況でした。顧客も電話やメールでしかやり取りができず、誤解やトラブルの原因となっていました。

これらの問題は、DingTalkのAIテーブルを導入することで解決されました。AIテーブルのカレンダー機能ビューにより、倉庫スタッフは日々のコンテナ作業や予約の進捗を一目で把握できます。異なる倉庫や部門が、同じAIテーブルで受領、コンテナ開梱、入庫などのステータスをリアルタイムに更新できます。組織間共有機能により、パートナーは貨物の状況を直接確認でき、何度も確認する手間が省けました。

また、AIテーブルに貨物関連情報を入力する際、OCR機能が宅配伝票の内容を自動的に認識し、手入力の作業量を大幅に削減できます。倉庫スタッフは入荷後に写真を撮影してAIテーブルにアップロードし、貨物の数量や品質などをリアルタイムで記録できるため、トラブルの防止にもつながっています。

以前のようにExcelと電話連絡に頼っていた時期に比べ、現在は情報がより一元化され透明性が高まり、業務効率と顧客体験の両方が大きく向上しました。

「AIテーブル はTeambitionよりも軽快で、シンプルな業務管理に最適です。画面デザインも分かりやすく、使っていてとても気持ちが良いツールです。」

トップウェル株式会社にとって、デジタル化は一度きりのプロジェクトではなく、継続的に進化していくプロセスです。当社はすでにDingTalkを通じてコミュニケーション、タスク管理、倉庫のスケジューリングのデジタル化を実現していますが、より高度なシステム統合の面では、まだ多くの余地があります。

現状では、通関システム、倉庫管理システム（WMS）、会計システムがそれぞれ独立して運用されていますが、今後は、これらの主要システムを段階的に連携させ、統合データハブの構築を目指します。

これらを基盤として、DingTalkは社員全員が利用でき、関連データにアクセスできるプラットフォームだけでなく、関連機能によって顧客向けのUIインターフェースをさらに構築することも可能です。