DingTalkは安全？企業が確認したいセキュリティと個人情報の扱い

DingTalkでは、ログインできる端末を制限したり、ファイルの閲覧・編集・ダウンロードを管理したりできます。顧客に渡す資料と社内の原価表など、同じチームで扱う情報でも、用途に合わせて権限を変えられます。

複数の国で使う場合は、データの保存や個人情報の扱いも確認が必要です。

端末とファイルの権限を管理する

管理者は、会社のルールに合わせて次の機能を設定できます。

機能	管理できる内容
信頼済み端末	ログインを許可する端末
アプリ内ファイルの管理	転送、ダウンロード、コピーなど
オンラインドキュメントの管理	文書のコピー、エクスポート、共有など

例えば、契約書を読むだけの社員には閲覧権限を、修正する担当者には編集権限を付与します。社外への共有ルールも決めておくと、社員が資料を送る際に迷わずに済みます。利用できる機能はプランとアプリのバージョンによって異なります。

データ保存先と、アクセスできる人を確認する

保存地域の指定がある企業は、対象のデータと利用機能をDingTalkの窓口に伝えて確認してください。連携する外部アプリには別の条件がある場合もあるため、あわせて確認します。

また、保存場所が同じでも、利用者は複数の国にいることがあります。プライバシーポリシーには、保守や技術サポートのため、グループ会社に限定的なリモートアクセスを認める場合があり、認可と安全管理の対象となることも記載されています。

保存先だけでなく、誰がどの目的でアクセスするかまで確認しておきましょう。

画面上の透かしは、出力したファイルには付かない

機密性の高い資料には、ダウンロードや転送の制限と、画面上の透かしを組み合わせられます。

この透かしはアプリ内の表示用です。エクスポートしたファイルに自動で埋め込まれるわけではありません。資料を外部に渡す予定がある場合は、この違いを踏まえて設定します。透かし機能の説明

社員情報と会議録音の取り扱いルールを決める

企業アカウントを業務でどう使うかは会社が決め、DingTalkはその指示に従って情報を処理します。詳しい取り扱いと越境処理の保護措置は、プライバシーポリシーで確認できます。

例えば会議を録音するなら、目的を参加者に伝え、閲覧できる人と保存期間を決めておきます。社員の異動や退職時に、誰が権限を変更し、資料を引き継ぐかも決めておくと運用しやすくなります。

セキュリティ審査と試用の進め方

利用規約とプライバシーポリシーを確認し、必要に応じて認証書、監査報告書、技術資料を依頼します。認証の名称だけでなく、購入する製品が対象か、有効期間内かも確認してください。

試用では、普段使う資料で権限を確かめます。編集担当者は修正できるか、確認担当者は閲覧できるか、権限のない人は開けないかを試しましょう。管理者と資料の責任者も決めておきます。

導入の相談はDingTalkの問い合わせ窓口へ。具体的な共有方法は、見積書・契約書・製品資料の共有ガイドも参考にしてください。